計画を立てて取りかかる習慣

パワーアップ手帳術の第一歩は、「計画を立てて取りかかる」という毎日の行動習慣です。

(1)スケジューリングの基本
①仕事の棚卸から始める

まず仕事に取りかかる前に要件を列挙します。この時、週単位で棚卸スペースに用件を書き出すことが手帳活用の秘訣です。納期が迫っているもの、顧客と約束した用事など優先度が明白なものだけでなく、今週取り組んでおきたい仕事などを列挙してみます。


②時間のかかる仕事を可視化する

今週取り組む仕事を決めたら、何曜日にどの仕事するか、デイリーのスケジュール欄に始まりと終わりの時間を→矢印で記入します。移動時間や仮の予定もスケジュール化します。こうすることで1日に使える時間と仕事のボリュームが見えてきます。


(2)結果を出すための3原則
①納期を決める

納期が無いものは仕事とは言えません。仕事を引き渡す時、引き受ける時、必ず納期を確認しましょう。仕事はいくつもの工程のつながりです。一つ一つの工程の納期が全体の仕上がりにまで関係してくるのです。


②いつ取り掛かるかを決める

納期だけ決めても仕事は片付きません。仮に手帳に空白の時間帯があってもすぐに埋まってしまいます。だから自分でする仕事こそ、いつ取りかかるのかを決めて時間を確保しなければなりません。今週やるとか今日やるとかではなく、何日の何時から何時までの間にするかを自分に約束し、スケジュール欄に矢印で記入します。これが習慣となっている人は仕事のアウトプットが安定しています。


③今日の重要なアクションは何か

1ヵ月後の成果も毎日の積み重ねでしかありません。全ては今何をやり遂げるかにかかっています。1日の始まりに手帳を見て「今日、重要なアクションはこれだ!」と確認しましょう。手帳に記入したとおり行動してみましょう。1日の自分の行動をマネジメントできるようになれば必ず成果は見えてきます。


(3)効果を上げるコツ
①過密スケジュールにしない

スケジュールには必ず1日最低1時間はアイドルタイム(空白の予定)を確保しておきます。新しい仕事や延長仕事に備えるためです。週単位では全体の1~2割りの時間を仮の予定を入れておくようにします。


②継続こそが力になる

パワーアップ手帳術の基礎といえども、あまりコンをつめると長続きしません。息が詰まります。継続のコツは、「気楽にやる事」と「やめない事」です。スケジュール帳が真っ白の週があっても気にしません。気が向いたら来週から始めればいいのです。たとえ、断続的でも計画して取りかかることを継続していけば必ずそれは習慣になります。