PDCAのサイクルをまわす

(1)P 計画倒れにならないプランづくり
①難しい課題は4つの切り口でブレイクダウンする

いくら難しい課題でも複数の課題の組み合わせです。小さな固まりにブレイクダウンしアクションを見極めていけば解決の糸口や手順がきっと見つかります。多くの場合、状況分析、原因究明、対策選定、リスク対策の4つの切り口で課題を捉えると、いくつかのアプローチ方法が見つかります。


②課題をフローで捉える

また、始まりから結果まで一連のフローで捉えるなどフレームワークの引き出しをたくさんもっておくことがプランづくりをうまく行う秘訣ともいえます。

例えば「営業活動」では、探客→アプローチ→ニーズ把握→提案→クロージング→アフターフォロー。「企画書の作成」では、現状把握→情報収集と分析→課題整理→課題解決策立案→作りこみ→プレゼンテーション。さらに「経営診断」では、情報収集→診断重点の特定→経営課題の整理→部門別検討→改善策→提言→事後支援といった具合です。

 

(2)D 確実に実行に結びつける
①本当に実行したか

これまで様々なチームや個人の取り組み課題の進捗を検証してきましたが、成果に至らない最も大きな要因は「ただ実行していない」というものです。もちろんそれには理由があります。私も営業担当者時代に上司に言い訳したものです。しかし結果が出ないのはプランが悪いからでも難しい問題が立ちはだかっているからでもありません。ただ何もしなかったからなのです。そうならないためには実行可能なスケジュールを組むことが最善です。やるべきことをいつするか決める。仕事の所要時間の精度をあげる。優先順位づけや時間の有効活用を徹底するといったスケジュール術を実践することです。

極端な言い方をすれば課題の99%は「やればできる事」だと思います。私はスケジュール帳で「実行しなかったアクション」をチェックするたびに「やるのかやらないのかどっちなんだ!」と自問自答するようにしています。やはり大切なのは計画して取りかかるということです。取りかかったら最後まで「やりきる」ことです。


②途中で終わっていないか

最初の行動は起こしたが、次のアクションにつながらない場合も多いケースです。一見しっかり行動しているように見えるけれど実はこれがくせ者です。特に説得や調整といった人と仕事する場面で発生しがちです。「計画どおりに相手に働きかけた。それに対して望ましい反応が得られなかったのは困ったものだ。」と言って仕事をしたことになっているのです。これでは何万年たっても成果を獲得することはできません。

この問題もやはりスケジューリング次第です。相手の反応を予め予測しどのような行動をとればいいかを考えます。ステップごとのシナリオを考え、次のステップに進めるためのクロージングをかけていけばこの壁を克服することができます。

 

(3)CA チェックして成果につながるアクションへ修正する
①チェック項目と時期を最初から計画しておく

チェックで大切なことは、プランの段階でチェック項目と時期を決めておくことです。数値化や事実として客観的に評価できる中間目標を設定します。週末、月末、3ケ月のレンジでチェックし修正につなげるようスケジュールに組み込んでおきます。


②基本は毎週末にチェック&アクションの習慣

週次のチェックポイントは、まず計画と実際にかかった時間、次にアウトプットの評価、そして「やり残し仕事」の評価です。かかる時間とアウトプットを最初に決めて取りかかるからこそ仕事の進め方の課題が見えてきます。


③月間ではプロセスの進捗をチェックし修正する

月末はプロセスの進捗状況のチェックです。月次計画表で各テーマの進捗を評価し修正を行います。タイミング違い、働きかけ不足、仕掛け損ない、詰めの甘さ、知識やスキル不足などを修正してより成果つながるプロセスに改善していきます。


④3ヶ月を振り返って取り組み課題を修正する

3ケ月では取り組み課題全体のチェックと修正を行います。シーズンを通じて実行したこと、獲得した成果の評価と見直しをします。同時に課題の棚卸を行い取り組みテーマの再設定を行います。シーズンが変われば新しく取り組む課題も出てきます。