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手帳 使い方 優先順位 編8

2012年4月18日カテゴリー:新着情報

■優先順位の判断の必要を無くするための3つの予防策 その2


前回に続き、パワーアップ手帳の活用法に沿った優先順位付け方法の紹介です。


②無駄な緊急案件を作らない


前述のようにワンステップの仕事でなくとも、納期が逼迫することによって優先順位が高くなり、他の業務を圧迫してしまうような事もうっかりすると頻繁に発生します。こうした無駄な緊急案件を作らない事が第2の予防策です。

例えば、会議やセミナーの報告書の作成や企画書の立案など、予め所要時間と納期を決めてスケジューリングしている業務がこれにあたります。まずは時間内に正しく実行することです。仮に実行しきれなくとも納期までに余裕のある日程、時間帯でスケジューリングをしておくことこそが、無駄な緊急案件を作らない、優先順位付を変えさせないための予防策になります。


また、次の事例のとおり、計画どおりに実行しなかったために新しい業務が発生して他の業務が全てストップしてしまう場合もあります。


例えば営業の仕事で、商品の売り込みからアフターフォローまでのプロセスの場合です。通常では、「受注→物流→納品→アフターフォロー」つまり、営業先を訪問して商品の提案、クロージングによって注文を取り、社の物流に商品の配送を指示し納品、そして納品後の訪問でアフターフォローを行うという流れになります。

しかし、受注のためのクロージングをしっかり行わなかったために、注文数の確定に余計な日数を費やし、結果として得意先の希望する納品日には社の配送車が手配できないという事態に陥りました。仕方なしに営業担当者が自ら配送車の手配をし、運転し、納品のために1日を費やすことになりました。


もうひとつ、企画案件担当者の事例です。調査・情報収集→現状分析→中間報告→企画の骨子作成→企画作成→検討会議開催というプロセスで1週間後の会議までに企画書を作成するはずでした。しかし、中間報告を怠ってしまい、検討会議の前日の朝になって上司から説明を求められました。しかしそこで方向性が間違っていることを指摘され、徹夜でやり直しをしなければならなくなりました。


これら2つの事例とも当初計画していなかった別の緊急の仕事を発生させています。しかも、仕事の達成品質を高めるプロセスとは関係のないそのプロセスが最優先になってしまっているのです。スケジューリングどおりに行動しなかったことによって新しく優先度の高い仕事が発生し、大至急!と責め立ててくる。そうなると、もう他の業務の緊急度とか重要度とか関係なくなってしまいます。


繰り返しになりますが、それは優先順位付けの問題ではなく、単にスケジューリングに失敗しただけなのです。計画をして取り掛かるという基本をしっかり実行することこそが「無駄な緊急案件を作らない」ための予防策なのです。


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