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手帳 使い方 優先順位 編7

2012年4月1日カテゴリー:新着情報

■優先順位の判断の必要を無くするための3つの予防策 その1


これまで、パワーアップ手帳の活用法に沿った優先順位付け方法として、「判断が必要な時」に、どのような「優先すべき基準」が必要かを見てきました。最後に、「優先順位の判断の必要を無くするための予防策」について3回シリーズで紹介します。


誰しも経験があることだと思いますが、優先順位をつけなければいけないような事態になるのはどういう時かというと、それが重要な案件かどうかにかかわらず、納期が逼迫してしまった仕事をやむなく優先させているという場合が多いのではないでしょうか。納期に余裕のある仕事を先延ばしにしながら、次から次へとやってくる仕事に追われていると、たちまちこういう事態を招いてしまいます。しかしここでよく考えていただきたいのです。これは本来の意味の優先順位付とは違います。こうした事態は事前に予防することができるからです。こうした事態を招かないためには事前に予防策をとっておくことが必要です。それは、


①ワンステップの仕事はその場で処理する

②無駄な緊急案件を作らない

③パートナーと双方の課題を日頃から共有化しておく

の3つです。


①ワンステップの仕事はその場で処理する


例えば「精算業務」「日報の記入」「伝票の手配」や「メールや電話のレスポンス」などの仕事のうち、数分で処理できる仕事があります。これら、いわゆるワンステップの事務処理は、発生した時に処理してしまうというのが第一の予防策です。

確かに、同じような仕事はまとめておいて、すきま時間を利用して片付けるという方法も効率的かもしれません。ただ、この方法は、適度にそのすきま時間が訪れることが前提です。そうした隙間時間を待っているよりも、実際にはこうした業務はできるだけその場で手をつけてしまう方が効率的であるというのが私の実感です。「まとめてためておいて」、「記録して」、「類似した業務を集めて」、「納期を再度確認して」などと、ワンステップで済む仕事たちに何ステップも段取りを考える必要はありません。そうしているうちにも納期が切迫した緊急業務と化すものが現れて、無用な優先順位付けをしなければならなくなります。ブレイクダウンする必要のない仕事によけいな段取りを与える必要はありません。原則として、手にしたときに終わらせるべきです。


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