新着情報

手帳 使い方 優先順位 編6

2012年3月5日カテゴリー:新着情報

■メールや書類の優先順位付け


前回まで、計画倒れにならないための優先順位付けを紹介しました。今回は、パワーアップ手帳の活用方法に沿ったメールや書類の優先順位付けを紹介します。


突発事項は、目の前や受話器の向こうで相手があなたのレスポンスを待っている訳ですから、仕事が発生するたびに優先度の判断をしなければなりません。

一方、メールや書類の形でくる仕事はパソコンのメールボックスや机の書類トレーにどんどん溜まりますが、「開いて中を見なければ」緊急度、重要度はわかりません。次から次へと送られてくるEメールの中には返信を求めるものや、勝手にレスポンスの期日を決めて検討をせまってくるものもあります。また、報告書や決裁書など様々な書類の中には、すぐ判断が必要なものや、できるだけ早く目を通しておかなければならない資料が混在していて、それらを放っておくと膨大な量の緊急案件と化してしまいます。


したがって、こうしたメールや書類をチェックする時は、まず最初に「実施時間判断」が重要に。その場でレスポンスすべきものがあればメールや書類を開いた時にレスポンスします。また、会議開催やイベントの連絡であれば、すぐスケジュール帳にスケジュールをプロットします。そして、新しい検討事項であれば、納期を確認した上で仕事の棚卸しリストに記入します。もちろん、この時も「自分でするか」、「人に任せるか」の当事者判断を行って対処します。


その場でレスポンスすべきものは、Eメールに「要返信」と明記してあるものだけではありません。たとえ「要返信」リクエストされていなくとも、こちらからレスポンスの必要があるかどうかを常に判断します。

例えば、会議の後で議事録が配信された時、その後のアクションについて確認したり念を押すためのレスポンスが重要な場合があります。相談を受けたり、考え方を聞かれた時はもちろんですが、自分が意見をレスポンスすることで関係者の次のアクションにつながると思われる場合、レスポンスの優先度を高くすべきです。


また、「相手にとって必要なタイミングでレスポンスする」という判断基準も大切です。「調整を図りたい」、「意見を聞きたい」、「承認がほしい」、レスポンスを求めてくるということは、その相手にとっては必要なタイミングということです。それに応えるようにすると、今度はこちらがレスポンスを求めたいときに対応してくれるようになります。


これまで述べてきたように、メールや書類を処理する時のポイントは、最初にメールや書類を開いた時に処理方法を決めることです。とりあえず内容をチェックして取り掛かる順番を決めたり優先順位を後で決めると、すべての情報に2回目を通すことになるので非常に非効率です。したがって、すぐレスポンスすべきものは見た順番にどんどん処理します。検討が必要なものは検討事項をスケジュール帳の棚卸しリストに記入します。そして納期や先の予定に関するものはスケジュール帳のスケジュール欄やTODOリストにその場で記入します。


とにかく、メールBOXや書類トレーの中だけに検討事項を残しておくと、なかなか取り掛かることができなくなります。自分に必要なアクションにその場で落とし込みことで、他のアクションとの優先順位づけも可能になってくるのです。


パワーアップ手帳があなたの力を引き出します


 「パワーアップ手帳」は、その名の通り使う人の真の力を引き出し、仕事もプライベートも成果が上がり公私ともにパワーアップできる効果絶大なツール。一度使ったら手放せなくなること必至です。

しかも、使い方はとっても簡単。仕事ごとの目標管理表とスケジュール帳を合わせたシンプルな設計で、決して複雑なフォーマットではありません。確実に目標を達成するために、公私にわたり日々の行動をセルマネージメントするハンドメイド手帳です。週ごとに分かれた計画表の日付が空欄になっているので、自分の手で日付を記入することから、夢の実現への計画がはじまります。

 分かりやすい「使い方ガイド」「パワーアップ手帳術」の解説付きで、シンプルな設計だから成果がはっきり見えて、自分に自信がついてますますパワーアップ。真の力を引き出して、夢を実現しましょう!