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手帳 使い方 優先順位 編5

2012年2月25日カテゴリー:新着情報

■計画倒れにならないための優先順位その4


前回に続き、パワーアップ手帳の活用方法に沿った優先順位付けの方法をご紹介します。


④突発事項が発生した時の優先順位付け


■突発事項には「実施時間判断」と「当事者判断」で対処する

日頃の業務の中で優先順位の判断を最も求められる時は、突発事項が発生した時でしょう。しかもいくつかのアクションを俯瞰してゆっくりと重要度を決めるのではなく、今対処すべきか否かを個別にその場で判断していかねばなりません。したがって、こうした突発次項の優先順位は、「今するか」、「後でするか」の実施時間判断と、「自分でするか」、「人に任せるか」の当事者判断の組み合わせで行います。


例えば突発事項の中でも嫌おうなしに対処を迫られるものとして、急な来客、折り返しの電話要請、顧客や社内のクレームなどが上げられます。これらの多くは迅速に対応しないと後々になって事態を悪化させたり、コミュニケーションに齟齬をきたす恐れがあります。したがって「実施時間判断」は「今する」です。

ただし「今する」にしても何でも「自分でしよう」とすると、たちまち他の仕事がまわらなくなってしまします。中でも「人に任せられる」ものがないか冷静に考える必要があります。もちろん何でも「人に振ろう」とするとそのうち「仕事がまわってこなくなる」か、そもそも「あてにされなく」なりますので注意が必要です。


また、上司からの急な指示、部下からの相談、顧客からの依頼、関係部署からの依頼など、具体的なアクションを求められる場合もあります。これらは、必ずしも「今聞いて今すべきもの」ばかりではありません。いわば、「新しく認識した課題」です。まず最初にすべきことは納期の確認です。そして解決のプロセスを考えて、仕事の棚卸スペースに追加記入します。

その上で、いつ取り掛かるのかスケジューリングを行います。このときも、緊急を要するアクションは「自分でするか」、「人に任せるか」の当事者判断を行って対処します。


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