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手帳 使い方 優先順位 編4

2012年2月13日カテゴリー:新着情報

■計画倒れにならないための優先順位その3


前回に続き、パワーアップ手帳の活用方法に沿った優先順位付けの方法をご紹介します。


③計画時間内に仕事が完了しなかった時の優先順位付け


実際に仕事に取り掛かったものの、どうしても時間内で終わらない場合があります。例えば企画書の作成、集計や分析、時間内に整理し切れなかった検討課題など、思うように仕上がらず、このまま中断できないような状態で予定の時間がすぎてしまうことがあります。そのままその仕事を抱えていると、本来別の仕事に取り掛かるはずの予定が狂ってしまいます。

したがって、こうした時は今仕掛かっている仕事と次に待ち受けている仕事のどちらを優先させるか判断しなければなりません。

もし、次の仕事を他の時間帯へ移動しても問題なさそうだとすぐに判断できる場合や、この後特に予定がなくもともとバッファーとして取ってあったりと、スケジュール変更に余裕がある場合は継続して今の仕事を続けます。しかし、あとの予定が詰まっていたり、予定を動かすのに判断に迷う場合は思い切って中断するようにします。


また、いわゆる「行き詰まった」状態の場合は躊躇なしに中断します。煮詰まった仕事は他の仕事の進捗を遅らせる元凶です。その場でそれ以上時間をかけても望ましい結果は得られないと割り切るべきです。

ただし、中断するに当たって必ず行っておくことがあります。「やり残した仕事を仕上げるにはどれくらいの時間が必要で」、「そのためにどんなアクションが必要なのか」、それを決めることです。それらのアクションを新たに仕事の棚卸しスペースにメモし、新たに仕事が発生したという扱いにして再度スケジュールの割り振りを実施します。


例えば、営業で顧客を訪問して商売の可能性をつかんできたとします。想定したニーズに基づいて次回訪問時の提案書の骨子を今日中に作成しようという計画です。しかし当初の予定の1時間必死で考えたが、いま一つ「これだ」というものが見えて来ません。このように重要な仕事ほど「行き詰まる」ものです。こんなときは即、中断し、「なぜ問題が解決しないのか」を考えます。その場で完成形が明確にイメージできないのは、何が実現を阻害しているのか。例えば「人」、「もの」、「かね」、「情報」に切り口で考えます。何かが足りないのです。

「把握したと思っていた先方のニーズがまだ情報として不足している(情報)」→「改めてニーズの仮説づ

くりをし再度訪問」。

「どうしても販売促進費がオーバーする(かね)」→「見積もり先の変更、予算増枠申請」。

「知識やノウハウが不足している(情報)」→「過去の企画書から類似のものがないか調べてみる」。

「社内の協力が得られるかどうかわからない(人)」→「上司に相談」。


このように、足りないものと対策のアクションを考えます。この時点ではそれだけの答えを出して、見切りをつけてしまうのです。新しく計画したアクションを仕事の棚卸スペースに追加して記入します。そして、改めてスケジューリングの修正をして、将来の時間のどこに当てはめればいいかを考えるのです。そうすれば、机にしがみついているよりずっと早く結果を出すことができます。


また、仕事を中断する際に特に注意すべきことですが、やり残した仕事と次に待っている仕事の優先順位を緊急度や重要度では判断してはならないということです。「それはおかしい」と思われるかも知れませんが、実際には「今まで取り組んでいた」ということで「緊急かつ重要な仕事」なんだと、判断してしまいがちになるからです。そうなると、当初立てたスケジュールと関係なしに、取りかかった順番に仕事が続いてしまいます。そうすると、先延ばしにしていた仕事の納期が次第に逼迫し、やがて緊急度の高い仕事ばかりに取り囲まれてますます忙しくなるということになってしまいます。


したがって、できるだけ当初のスケジュールを変えないように心掛けることが、結果としてコントロールできる時間をふやすことにつながるのです。

ちなみに会議や、数人での打ち合わせなど「人とする仕事」の場合は状況がちがいます。一般的に言われるように「会議のルール」によってマネジメントされるべきだからです。つまり、会議の議題、獲得目標、終了時刻を予め明確にし、発生した持ち越し課題は会議の最後に確認し、今後どのように対処していくかを決めてから終わるようにします。こう考えると、自分でする仕事の優先順位づけも「会議のルール」と同じ要領で行えばよいということがわかります。


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