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手帳 使い方 優先順位 編3

2011年12月21日カテゴリー:新着情報

■計画倒れにならないための優先順位その3


②人と仕事をする時の優先順位付け

前回に続き、パワーアップ手帳の活用方法に沿った優先順位付けの方法をご紹介します。

■パートナーの優先順位を確認する

成果につながるプロセスマネジメントでは、人と仕事をする時も優先順位の判断が必要です。「優先すべき基準」は自分の考えている優先順位ではなく、仕事のパートナーが考えている優先順位はどうなっているかということです。週次のプロセスの中には、パートナーと共同してすすめていく仕事があります。誰かのレスポンスを待って次のステップに進んでいくような仕事です。しかし、自分のシナリオの中では重要なプロセスと思っていても、パートナーの中で優先順位が高くなければ全体の進捗が遅れてしまうことがあります。


例えば、連携部署の担当者と打ち合わせをした結果、持ち帰り検討して上司の判断を仰いでくるという案件があったとします。次週にその結果を受けて次のステップに進もうという計画です。ところが、いざ約束の日になってレスポンスを待っていると「色々あって、まだ上司に相談できてないんです。」と平気で納期を延ばされてしまうのです。

また、パートナーと分担して企画案を検討するという結果待ちの仕事もあります。しかし、やはりいざ納期間近となった時に、「一応、取り組んではいるんですがなかなか思うようにならず、まだ検討中です。もう少し待ってください」とあっさりと先延ばしになることがあります。


確かに、上司は会議続きで、なかなか相談の時間が取れなかったのかもしれませんし、実際に企画書づくりに取り組んだものの、緊急の仕事が入って中途半端なままになっているのかもしれません。しかし、一方で、これらの仕事がこちらの期待したレスポンスと食い違っていたということは、パートナーにとって優先順の低いテーマになっていたからに他なりません。

したがって、パートナーに対して仕事の優先順位を高くして欲しい場合は、例えば週の初めに確認のためにワンプッシュするだけで結果がちがってきます。もちろんそのワンアクションをTODOリストに書いてお

きます。

「例の件、今週木曜日までにお願いしますね。」といった具合にワンプッシュしておきます。ここで相手が「了解です!水曜にはできますから。」であれば問題ないでしょう。しかし、時として「いや、それに関してはですね・・・」と否定的なレスポンスが帰ってくるかもしれません。その場合は要注意です。こちらが描いたプロセスのシナリオがパートナーに共有されていなかったのです。こうした場合、改めてネゴシエイトするか、または別のシナリオに修正するかの判断が必要になります。

したがって、万が一のパートナーのレスポンスを考えて、ある程度時間的な余裕をもって優先順位の確認をいれるようにしましょう。

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