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手帳 使い方 優先順位 編2

2011年12月8日カテゴリー:新着情報

■計画倒れにならないための優先順位その2


①棚卸スペースへアクションをプロットする時の優先順位付け

前回に続き、パワーアップ手帳の活用方法に沿った優先順位付けの方法をご紹介します。



■棚卸スペースのアクションはクリティカルパス(中核のプロセス)を優先する

最初に優先順位を判断する必要がある時は、複数のテーマのアクションを、今週の仕事の棚卸スペースに列挙する時です。様々なアクションの中からどのアクションを優先させるべきでしょうか。もちろん全てのアクションは今週確実に実行すべきものばかりです。

しかし、仮に仕事の棚卸スペースに列挙されたとしても全てのアクションが今週のどこかにスケジューリングできるとは限りません。また、週のスケジュールに組み込めても、いざその日になって緊急事態が発生してスケジュールの変更得を余儀無くさせられるかも知れません。したがって、棚卸スペースに列挙する段階で、どのアクションの優先度が高いのか判断が必要だということになります。


優先度を高くすべきアクションは、各テーマのプロセスの進捗上、それが遅れることによってテーマ全体の目標達成に大きく影響を与えてしまうアクションです。これをクリティカルパスといいます。それが今週の仕事の棚卸リストにあるかどうか、最初にプロットする時に確認しておきます。そして、このアクションを週の最優先の日の時間帯に割り振るようにします。できれば星印など分かるような記号を書き添えておくほうがいいでしょう。


テーマ全体の目標達成に大きく影響を与えてしまうアクションというのは次のような場合が考えられます。

例えば、今月の取り組みテーマの一つとして、顧客A社との契約獲得があるとします。たとえば成果につながるプロセスとして、

調査→検討→事前訪問→企画書作成→訪問しニーズ確認→修正検討→社内での事前プレゼン→先方へプレゼンテーション→契約クロージング→アフター訪問

といったプロセスを立案したとします。

個々のプロセスはもちろん重要ですが、上司、相手などキーマンのスケジュールの期日、競合企業の動きなど時間的・人的制約が優先順位に影響してきます。これらの因果関係をみると、「どうしても先送りできない」というプロセスが浮かび上がってきます。

例えば先方の意思決定者が長期出張に出かけるとすれば、自ずとプレゼンテーションをする納期が決まってしまいます。また、投入コストの大きさによっては事前に社内稟議にかけなければならない場合もあります。一方、契約のクロージングは来週に延期しても全体の結果には影響が出ないとわかっている場合もあります。


このように、その時の環境や制約条件によって、今どうしても成し遂げるべきプロセスというものが存在することがあります。仕事の棚卸スペースにプロットする段階でこのプロセスをしっかり認識しておきます。

こうしたプロセスのアクションは、前後のスケジュールを考え、確実に実行できる時間を優先的に割り当てる必要があるからです。こうすることによって複数のテーマの進捗を効果的にマネジメントすることができるようになります。


■チャレンジテーマを先送りしてはならない

棚卸スペースで優先順位を判断するのはあくまでも中核のプロセスのアクションであって、取り組んでいるテーマそのものに優先順位をつけるのではないということに注意して下さい。取り組みテーマが5つあれば、重要度に応じてテーマを序列することはできます。必ず達成しなければならないテーマもあれば、今期においてはそれほど重要ではないテーマもあります。

しかし、仕事の棚卸スペースに列挙されたアクションの優先順位を、テーマ自体の重要度で判断してはなりません。そうすると優先順位の低いテーマのプロセスはいつまでたっても実行されなくなってしまうからです。それでは複数の取り組み課題を同時平行にマネジメントしていることにはなりません。

とは言え、仕事が立て込んでくるとどうしても重要な取り組みテーマのアクションを優先してしまいがちになります。これを防ぐために、取り組みテーマの中でもいわゆるチャレンジテーマ的な特に意識して実効すべきものは、いわゆるチャレンジテーマと言えます。

例えば、自分の勉強のために専門書を読むとか、資格取得をするといった自己啓発テーマです。また、上司から命じられたのではないが、自分自身が抱いた問題意識であって、業務改善につなげたいといったテーマです。これは自分で自分に課した宿題ですから仮に成し遂げずとも今の仕事上には問題は生じないでしょう。自分で納期を延ばすこともできるし、やらなくとも評価がさがらない。しかし、その仕事で成果をあげることは、自分の仕事の幅を広げるものであり、不可価値を生み出すものです。これは、自分自身が志をもって自分と約束した仕事です。

こうした自分への投資のアクションは非常に重要なテーマです。これは、緊急度や重要度ではなく仕事に対する姿勢の問題です。重要度で測ろうとすると、ここが抜けてしまうのです。継続的、総合的に成果をあげていくためには複数のテーマを平行してやりきるマネジメントが必須です。

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