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手帳 使い方 優先順位 編1

2011年11月30日カテゴリー:新着情報

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これから9回シリーズでパワーアップ手帳の活用方法に沿った優先順位付けの方法をご紹介します。

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■計画倒れにならないための優先順位その1

日々の行動をマネジメントして着実に成果を上げていくためには、個々の活動の優先順位付けが大変重要です。いくら手帳で計画を立てても、実際に行動すると想定どおりに物事が進まない事は日常茶飯事です。そして忙しい時に限って新しい仕事がどんどん発生するものです。あげくに緊急の重要案件ばかりに振り回されて気がつけば一日が終わってしまったなんて経験を誰もが持っているのではないでしょうか。


■優先度は「緊急度」と「重要度」では判断できない

一般的に良く言われている優先順位づけの考え方は「緊急度」と「重要度」の2つの基準で仕事の優先度を判断しようというものです。

これは、「緊急かつ重要なもの」「緊急ではないが重要なもの」「重要ではないが緊急なもの」「重要でも緊急でもないもの」に分け、取り掛かる順番を決めるという考え方です。しかし、パワーアップ手帳では少し違う考え方をしています。


確かに優先順位の基本的な判断基準は「緊急度」や「重要度」であることには間違いないでしょう。しかし、日々の活動の中で、個々のアクションごとに優先順位の序列をつけていくこうした手法は、実際には煩雑であり実践的とは言えません。

なぜなら、そもそもスケジュール帳に記載するアクションは基本的に「緊急かつ重要なもの」か「緊急で

はないが重要なもの」しかないからです。また、優先順位の判断が必要な時はあくまでもイレギュラーな状況が発生した時であって、通常時は計画したスケジュールどおりに自らの行動をマネジメントすることが最も大切な事です。


■優先順位は「判断が必要な時」に「優先すべき基準」で決める


このように考えると、優先順位付けの方法とは、どのような時が優先順位付けの「判断が必要な時」で、「優先すべき基準」は何かについて明らかにすることです。

まず、「優先順位付けの判断が必要な時」とは以下のケースがあげられます。


①棚卸スペースへアクションをプロットする時

②人と仕事をする時

③計画時間内に仕事が完了しなかった時

④突発事項が発生した時

以下、それぞれ時での、「優先順位付けの基準」について考えていきます。


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